W ostatnim czasie, w związku z pandemią koronawirusa, wiele firm zaczyna korzystać z wideokonferencji jako sposobu na komunikację i organizowanie spotkań – nie tylko biznesowych. Jednak wiele osób wciąż nie czuje się komfortowo w tej formie kontaktu z innymi. W tym artykule dowiesz się, jak wykorzystać wideokonferencje skutecznie i sprawić, by przynosiły one pozytywne efekty.
Wybierz odpowiednią platformę
Wybór odpowiedniej platformy to kluczowy element, aby wideokonferencja była skuteczna i sprawnie przebiegała. Na rynku dostępnych jest wiele opcji, począwszy od popularnego Skype’a, via Zoom czy GoToMeeting na bardziej specjalistycznych platformach takich jak Microsoft Teams lub Cisco Webex. Warto zastanowić się, jaka ilość uczestników będzie brała udział w wideokonferencji, jakie będą wymagania techniczne, a także jaka cena jest związana z wykorzystaniem danej platformy.
Przygotuj się do spotkania
Przygotowanie się do wideokonferencji to kluczowy element, aby spotkanie przebiegło sprawnie i zminimalizować ewentualne problemy techniczne. Sprawdź mikrofon, kamerę oraz łącze internetowe. W przypadku większych spotkań warto upewnić się, czy platforma zapewnia możliwość dzielenia ekranu i prezentowania materiałów. Przygotuj też plan spotkania, w którym zawrzesz kwestie, które warto omówić.
Zwróć uwagę na komunikację niewerbalną
Zwrócenie uwagi na komunikację niewerbalną jest szczególnie ważne w przypadku wideokonferencji. Wynika to z faktu, że nie ma możliwości bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem. Dlatego warto zwrócić uwagę na wyraz twarzy i postawę ciała rozmówcy. Pozwoli to zrozumieć drugą stronę, jej emocje oraz poziom zainteresowania omawianymi kwestiami.
Zakończ spotkanie profesjonalnie
Podczas kończenia spotkania warto zwrócić uwagę na elementy, które pozostawiają po sobie dobre wrażenie. Warto podsumować omówione kwestie, pokrótce przedstawić wniosków oraz dziękować za udział w spotkaniu. W przypadku spotkań biznesowych, warto również ustalić plan działania na kolejne dni oraz przypomnieć o ewentualnym kontakcie w przypadku pytań.
- Wybierz odpowiednią platformę
- Przygotuj się do spotkania
- Zwróć uwagę na komunikację niewerbalną
- Zakończ spotkanie profesjonalnie
